Co nowe przepisy oznaczają w praktyce? Jakie orzeczenia obejmuje cyfryzacja, czy nadal można otrzymać dokument papierowy i jakie obowiązki pozostają po stronie pracodawcy? Wyjaśniamy najważniejsze kwestie.
19 października, 2026
Do 17 października 2026 r. obowiązywał okres przejściowy, w którym orzeczenia lekarskie mogły być wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Od 18 października 2026 r. zasadą jest wystawianie orzeczeń medycyny pracy w postaci elektronicznej.
Najważniejsze zmiany obejmują:
Elektroniczną formę orzeczeń – dokumenty są wystawiane i podpisywane elektronicznie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zapis w Systemie Informacji Medycznej (SIM) – orzeczenia są przekazywane do systemu i stanowią część elektronicznej dokumentacji medycznej.
Dostęp przez Internetowe Konto Pacjenta (IKP) – pracownik może sprawdzić swoje orzeczenie, pobrać je w formacie PDF i zweryfikować okres jego ważności.
Możliwość otrzymania wydruku – na życzenie osoby badanej lekarz może przekazać wydruk elektronicznego orzeczenia.
Brak konieczności posiadania IKP – nieaktywne konto pacjenta nie pozbawia pracownika prawa do badań ani do otrzymania orzeczenia.
Zmiana dotyczy przede wszystkim formy dokumentacji i sposobu jej udostępniania. Nie zmienia natomiast zasad przeprowadzania badań profilaktycznych ani kryteriów oceny zdolności do pracy.
Obowiązek elektronicznego wystawiania orzeczeń obejmuje dokumenty wydawane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, w tym orzeczenia dotyczące:
braku przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy na określonym stanowisku;
utraty zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy;
konieczności przeniesienia pracownika na inne stanowisko ze względu na szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na jego zdrowie;
stwierdzenia, że wykonywana praca może zagrażać zdrowiu pracownika młodocianego;
objawów wskazujących na możliwość rozwoju choroby zawodowej;
niezdolności do wykonywania dotychczasowej pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, w przypadkach przewidzianych w Kodeksie pracy.
Nowe zasady dotyczą zarówno osób ubiegających się o zatrudnienie, jak i pracowników kierowanych na badania wstępne, okresowe oraz kontrolne, w zakresie objętym odpowiednimi przepisami.
Elektroniczne orzeczenie medycyny pracy jest dostępne na Internetowym Koncie Pacjenta (IKP).
Aby je sprawdzić:
Zaloguj się na swoje Internetowe Konto Pacjenta.
Przejdź do zakładki „Dane medyczne”.
Wybierz sekcję „Medycyna pracy”.
Odszukaj odpowiednie orzeczenie, a następnie sprawdź jego treść i termin ważności.
W razie potrzeby pobierz dokument w formacie PDF.
Dostęp elektroniczny ułatwia przechowywanie dokumentacji i sprawdzanie terminów badań. Pracownik nie musi polegać wyłącznie na papierowym egzemplarzu.
Jeżeli orzeczenie nie pojawia się na IKP, warto skontaktować się z placówką medycyny pracy, która przeprowadziła badanie, i sprawdzić, czy dokument został prawidłowo przekazany do systemu.
Cyfryzacja dokumentacji medycyny pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązków wynikających z Kodeksu pracy.
Zgodnie z art. 229 § 4 Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, w warunkach opisanych w skierowaniu na badania.
W praktyce pracodawca powinien zadbać o sprawny obieg dokumentacji, terminowe kierowanie pracowników na badania oraz właściwe potwierdzenie, że posiada wymagane informacje o zdolności pracownika do wykonywania pracy.
Szczególne znaczenie ma organizacja procesu odbioru orzeczeń, tak aby zmiana formy dokumentu nie prowadziła do opóźnień w dopuszczaniu pracowników do pracy ani do przeoczenia terminów badań.
Elektroniczna forma dokumentacji nie zmienia również obowiązku ochrony danych osobowych i informacji dotyczących zdrowia pracowników. Dostęp do dokumentacji powinien być ograniczony do osób uprawnionych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Przejście na elektroniczne orzeczenia medycyny pracy ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów i zwiększenie dostępności informacji.
Najważniejsze korzyści to:
łatwiejszy dostęp do orzeczenia przez Internetowe Konto Pacjenta;
możliwość pobrania dokumentu w formacie PDF;
mniejsze uzależnienie od papierowych egzemplarzy;
łatwiejsza kontrola terminów ważności orzeczeń;
sprawniejsza organizacja dokumentacji związanej z badaniami profilaktycznymi.
Dla pracodawców oznacza to potrzebę dostosowania wewnętrznych procedur kadrowych do elektronicznego obiegu dokumentacji. Dla pracowników – wygodniejszy dostęp do własnych dokumentów medycznych.
Od 18 października 2026 r. elektroniczne orzeczenia medycyny pracy stały się standardem. Dokumenty są zapisywane w Systemie Informacji Medycznej i udostępniane pracownikom przez Internetowe Konto Pacjenta. W określonych sytuacjach nadal dopuszczalne są dokumenty papierowe, a na życzenie pracownika można otrzymać wydruk orzeczenia elektronicznego.
Najważniejsze jest to, że zmienia się sposób wystawiania i udostępniania orzeczeń, ale nie zmienia się obowiązek posiadania aktualnego orzeczenia przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
Podstawa prawna: art. 229 § 4 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające przepisy dotyczące badań lekarskich pracowników i orzeczeń lekarskich (Dz.U. z 2026 r. poz. 456).
Rejestracja firm, księgowość i kadry, legalizacja zatrudnienia cudzoziemców w Polsce
Napędza nas Twój sukces – SellAbstract
